Durante o Lean Summit 2025, realizado entre 25 e 26 de agosto de 2025 no Anhembi na cidade de São, um dos maiores eventos de Lean Thinking do Mundo, um tema chamou a atenção do público: a aplicação da metodologia Lean dentro de escritórios de advocacia. Em entrevista concedida ao programa Liderança Talks, a advogada Melissa Folmann apresentou como a gestão enxuta transformou profundamente a rotina, os resultados e a cultura organizacional do escritório.
Lean na advocacia! “Após o lean, revolucionamos nosso faturamento e felicidade”, diz advogada lean
Segundo a Dra. Melissa, a implantação do Lean começou em 2013, quando Gustavo Zimmermann Sachser, profissional oriundo da engenharia e da gestão da indústria automobilística, trouxe para a advocacia conceitos tradicionalmente utilizados em ambientes industriais. A proposta inicialmente enfrentou resistência, algo natural em setores altamente técnicos e tradicionalistas como o jurídico. Contudo, os resultados alcançados ao longo dos anos demonstraram que o Lean pode ser extremamente poderoso também na advocacia.
A transformação impactou diretamente diversos pilares estratégicos do escritório:
- aumento do faturamento;
- redução de desperdícios;
- melhoria da qualidade de vida;
- maior felicidade dos colaboradores;
- aumento da produtividade;
- melhoria da qualidade técnica das entregas;
- redução do retrabalho;
- fortalecimento da organização interna.
O diferencial do modelo apresentado está no fato de que o Lean não foi aplicado apenas em tarefas administrativas isoladas. A metodologia passou a fazer parte de toda a jornada do cliente dentro do escritório, desde o primeiro contato até o encerramento do caso.
A estrutura Lean foi incorporada em etapas como:
- pré-atendimento;
- atendimento;
- execução processual;
- pós-atendimento;
- acompanhamento de indicadores;
- controle de produtividade;
- revisão periódica de fluxos de trabalho.
Mais do que aumentar eficiência interna, o objetivo da metodologia foi direcionar mais energia para aquilo que realmente gera valor ao cliente: previsibilidade, qualidade técnica, agilidade, comunicação e segurança na condução dos processos.
Um dos pontos mais impressionantes apresentados na entrevista foi o grau de organização operacional alcançado pelo escritório. Atualmente, a operação possui aproximadamente 200 procedimentos estruturados, abrangendo praticamente toda a rotina jurídica e administrativa. Os processos críticos possuem trabalho padronizado, indicadores e rotinas de melhoria contínua, permitindo estabilidade operacional sem perder a capacidade de adaptação e evolução.
Isso inclui, por exemplo:
- fluxos operacionais;
- cronogramas de reuniões;
- indicadores de desempenho (KPIs);
- métricas de retrabalho;
- padrões de qualidade;
- mapas de fluxo de valor (Value Stream Mapping – VSM);
- métodos de melhoria contínua (Kaizen);
- utilização de ferramentas como 5W2H.
A entrevista também demonstrou um aspecto muito relevante da cultura Lean: o engajamento da equipe. Com o amadurecimento da metodologia, os próprios colaboradores passaram a identificar desvios operacionais, gargalos e oportunidades de melhoria contínua.
O escritório implementou uma rotina estruturada de gestão baseada em:
- reuniões diárias;
- reuniões mensais;
- revisões anuais;
- gerenciamento diário;
- acompanhamento constante dos indicadores.
Segundo a Dra. Melissa, a equipe desenvolveu maturidade para perceber rapidamente riscos futuros quando algum fluxo deixa de ser seguido corretamente ou quando uma oportunidade de melhoria deixa de ser identificada. Isso demonstra um elevado nível de alinhamento cultural e senso coletivo de responsabilidade sobre os resultados do escritório.
Outro aspecto importante destacado pela metodologia Lean é o fortalecimento de uma cultura de aprendizado contínuo. Nesse modelo de gestão, erros e falhas operacionais deixam de ser vistos apenas como problemas isolados e passam a representar oportunidades estruturadas de evolução dos processos, das equipes e do próprio escritório.
Outro resultado importante destacado foi o ganho de tempo e previsibilidade operacional. Com processos mais organizados e estáveis, os gestores passaram a ter mais disponibilidade para atividades estratégicas, como:
- produção de conteúdo;
- escrita de livros;
- realização de palestras;
- treinamentos;
- desenvolvimento de novos projetos.
A melhoria contínua do fluxo operacional também contribuiu para reduzir esperas, interrupções, gargalos e retrabalhos que tradicionalmente afetam a produtividade jurídica e a experiência dos clientes. Ao criar fluxos mais estáveis e previsíveis, o escritório passou a operar com maior clareza, agilidade e capacidade de resposta.
A metodologia passou a ser ensinada em cursos e eventos pelo Brasil, especialmente para escritórios de advocacia que enfrentam problemas relacionados a:
- excesso de demandas;
- desorganização;
- retrabalho;
- atrasos;
- dificuldade de crescimento;
- dependência excessiva dos sócios;
- desgaste emocional das equipes.
Um dos pontos mais fortes da entrevista foi a discussão sobre o impacto social do Lean na advocacia. A Dra. Melissa destacou que a gestão enxuta não melhora apenas os números do escritório, mas também produz efeitos positivos para colaboradores, clientes e até para o próprio Poder Judiciário.
Entre os benefícios citados estão:
- menor turnover;
- melhor gestão da saúde dos colaboradores;
- maior estabilidade organizacional;
- processos mais organizados;
- redução de erros;
- cumprimento antecipado de prazos;
- maior velocidade na tramitação processual;
- aumento da qualidade técnica e ética das peças jurídicas.
A entrevista também trouxe uma reflexão importante: parte da lentidão do Judiciário brasileiro pode não estar apenas nos tribunais, mas também na forma como muitos escritórios conduzem seus processos internos. Operações desorganizadas geram retrabalho, falhas processuais e desperdícios que acabam impactando toda a cadeia de valor do sistema jurídico.
Ao reduzir desperdícios e melhorar a qualidade das entregas jurídicas, o Lean contribui para que o Judiciário receba processos mais organizados, claros e consistentes, facilitando a análise e aumentando a velocidade das decisões.
Outro ponto relevante destacado indiretamente pelo caso apresentado é que padronização não significa engessamento intelectual. O Lean não busca limitar o raciocínio jurídico ou transformar a advocacia em uma atividade mecânica. Pelo contrário: ao estabilizar atividades repetitivas e operacionais, a metodologia libera mais energia intelectual para análise estratégica, construção argumentativa e tomada de decisão jurídica de alto valor.
Além da transformação interna, o escritório também desenvolveu iniciativas sociais vinculadas à disseminação do Lean na advocacia. Uma das ações mencionadas foi a realização de jornadas e eventos educacionais cuja arrecadação é destinada a hospitais especializados em tratamento de câncer, demonstrando que a metodologia também pode gerar impacto positivo para a sociedade.
O caso apresentado no Lean Summit 2025 demonstra que o Lean Thinking não é uma metodologia restrita à indústria. Quando corretamente adaptado ao ambiente jurídico, ele pode revolucionar a gestão de escritórios de advocacia, tornando as operações mais eficientes, humanas, previsíveis e sustentáveis.
Mais do que aumentar produtividade, o Lean aplicado à advocacia mostrou ser capaz de transformar cultura, melhorar relacionamentos, elevar a qualidade técnica e devolver qualidade de vida às equipes jurídicas.
Dra. Melissa Folmann (32362 OAB/PR)
Dr. Gustavo Zimmermann Sachser (88.620 OAB/PR)